Những bài học kinh nghiệm để xây dựng và áp dụng thành công hệ thống đánh giá các chỉ số đo lường hiệu suất công việc (KPIs) và hệ thống trả lương 3Ps



  • 0_1552377318584_IMG20171129154701.jpg

    Hệ thống đánh giá các chỉ số đo lường hiệu suất công việc BSC - KPIs và hệ thống trả lương 3Ps là bộ công cụ chuyên nghiệp, tiên tiến, hoàn hảo trong quản trị hiệu suất của tổ chức, doanh nghiệp.  Ở Việt Nam một vài năm trở lại đây, các nhà lãnh đạo của tổ chức, doanh nghiệp mà đặc biệt là các CEO đã nhận thấy tầm quan trọng và tính hiệu quả khi áp dụng BSC – KPIs và 3Ps vào quản trị tổ chức, doanh nghiệp mình. Để doanh nghiệp xây dựng và ứng dụng thành công hệ thống này thiết nghĩ cần nghiên cứu và học hỏi các bài học kinh nghiệm quan trọng sau đây:

    Bài học số 1: Không lập lại các nguyên nhân thất bại đã rút ra từ bài viết Nguyên nhân tổ chức/ doanh nghiệp ứng dụng BSC và KPIs chưa hiệu quả

    Bài học số 2: Lựa chọn một nhà tư vấn dự án chuyên nghiệp, có tâm, có tầm bên ngoài tổ chức

    Một nhà tư vấn dự án ngoài tổ chức với năng lực phù hợp, có tâm chính là chìa khóa thành công của dự án. Thiếu vị trí này nguy cơ tiềm ẩn thất bại ở khắp mọi nơi. Nhà tư vấn không có những ứng dụng độc quyền nào cả nhưng lại nắm rất rõ các phương pháp, công cụ về chỉ số đo lường hiệu suất KPIs, về hệ thống trả lương 3Ps, có kỹ năng tư vấn bao quát, có đủ năng lực dẫn dắt để ban quản trị cấp cao lắng nghe và làm theo lời khuyên, và có khả năng tạo động lực thúc đẩy những người cùng làm việc với nhà tư vấn. Chuyên gia tư vấn sẽ tham gia xuyên suốt trong thời gian xây dựng và ứng dụng của dự án. Ngay khi đội  ngũ thực hiện dự án đã hoàn thành có khả năng tự thực hiện thì chuyên gia tư vấn sẽ lùi lại để thực hiện vai trò tư vấn từ đó cho đến khi hoàn thành dự án.

    Bài học số 3: Bắt đầu dự án cùng với những kiến thức và sự cam kết tham gia của đội ngũ quản trị cấp cao

    Thái độ của đội ngũ quản trị cấp cao đóng vai trò hết sức quan trọng bởi vì thiếu đi sự hiểu biết, cam kết tham gia và đặt trình tự ưu tiên cho quy trình quan trọng này thì dự án khó có thể thành công được.

    Ban quản trị cấp cao phải tận tâm với dự án, nhằm chỉ đạo thực hiện dự án trong toàn bộ tổ chức. Nếu được triển khai hợp lý, dự án sẽ tạo ra môi trường làm việc năng động. Trước khi làm điều đó thì ban quản trị cấp cao phải hiểu rõ về khái niệm này.

    Vai trò của ban quản trị cấp cao là rất quan trọng, nhưng vai trò của giám đốc điều hành, trưởng các phòng ban, đơn vị lại măng tính quyết định. Cho nên các  chức danh vị trí công việc này phải tham gia và luôn chú ý đến dự án từ khi nó mới được hình thành và phải thường xuyên trao đổi về các mô hình này.

    Lợi ích: Đội ngũ quản trị cấp cao sẽ cảm thấy thích thú khi được tham gia vào một dự án năng động giúp họ hiểu rõ nhiệm vụ phải làm và thúc đẩy quá trình triển khai các chiến lược của tổ chức.

    0_1552377814491_15218650631794_1b204591a0ce4e9017df.jpg

    Bài học số 4: Tập trung vào các yếu tố thành công then chốt

    Nhiều khi người ta dành quá nhiều thời gian tranh cãi về các “viễn cảnh”, tên viễn cảnh và cách thức hình thành một thẻ điểm. Mặc dù đội ngũ quản trị cấp cao thích thời gian tư duy đó, song khoảng thời gian ấy không tạo nên nhiều giá trị. Chúng ta thật dễ dàng bị lôi cuốn vào những tranh luận như vậy, bỏ ra hàng tháng để xác định các viễn cảnh của thẻ điểm trong khi tìm ra các yếu tố thành công lại chẳng tiến triển được bao nhiêu. Các yếu tố thành công then chốt xác định tình trạng sức khỏe và sự sống còn của tổ chức đồng thời quyết định cái đích mà tổ chức cần hướng tới để hoàn thành tốt công việc. Các chỉ số kết quả cốt yếu (Key Result Indicators – KRIs), hiệu suất (Performance Indicators) và hiệu suất cốt yếu (Key Performance Indicators) là các chỉ số đo lường hiệu suất thực thụ, xuất phát một cách tự nhiên từ các yếu tố thành công then chốt (Core Success Factors - CSF). Một điều hết sức quan trọng là đội ngũ quản trị cấp cao phải tập trung đưa ra các yếu tố thành công then chốt cho nhóm dự án. Nếu làm tốt việc này thì việc tìm ra các chỉ số hiệu suất cốt yếu có sức thuyết phục sẽ dễ dàng hơn nhiều.

    Lợi ích: Đội ngũ quản trị cấp cao sẽ dành vốn thời gian ít ỏi của mình cho dự án nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

    Bài học số 5: Tuân thủ quy tắc 10/80/20

    Vai trò của chuyên gia tư vấn bên ngoài tổ chức là giúp cho nhóm dự án và đội ngũ quản trị cấp cao tập trung vào việc xác định được 10 chỉ số kết quả cốt yếu (PRIs), 80 chỉ số hiệu suất (PIs) và 20 chỉ số hiệu suất cốt yếu thực sự phù hợp với tổ chức. Nhà tư vấn cũng phải giúp cho nhóm dự án phân biệt thế nào là chỉ số kết quả cốt yếu, chỉ số hiệu suất và chỉ số hiệu suất cốt yếu có sức thuyết phục.

    Lợi ích: Nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu sẽ tập trung ngay vào sản phẩm cuối cùng (tức là quy tắc 10/80/20) mà không phải mất công thời gian.

    Bài học số 6: Hãy làm đi

    Cấu trúc chính xác của hệ thống hệ thống đánh giá các chỉ số đo lường hiệu suất công việc (KPIs) và hệ thống trả lương 3Ps hiếm khi đúng ngay từ đầu. Bởi vì vậy chuyên gia tư vấn dự án ngoài tổ chức, đội ngũ quản trị cấp cao, và nhóm dự án cần phải xây dựng được văn hóa “Just do it”  cho dự án này.

    Chuyên gia tư vấn dự án cần giúp cho nhóm dự án không mất quá nhiều thời gian vào việc tìm hiểu và nghiên cứu các mô hình, phương pháp, và công cụ đã nêu ở mục 3 của bài viết này để xây dựng và áp dụng hệ thống BSC - KPIs và 3Ps. Đây là những tài liệu khá cơ bản và hoàn chỉnh để nhóm dự án tham khảo thông qua việc huấn luyện, hướng dẫn, chuyển giao.

    Văn hóa "Just do it" có nghĩa là nhóm dự án không cần lệ thuộc vào các chuyên gia tư vấn bên ngoài tổ chức để áp dụng thực hiện dự án của mình. Các nhà quản trị cấp cao hãy thận trọng với các dự án lớn và họ cho rằng phải do các hãng tư vấn quản lý. Thực tiễn đã chứng kiến nhiều tổ chức tiêu tốn hàng triệu đô la cho lĩnh vực tư vấn mà không đạt được kết quả mong muốn. Vì mọi việc là để tư vấn thực hiện, khi chuyển giao sản phẩm, nhóm dự án, và các tổ chức, doanh nghiệp không biết phương thức để vận hành, sửa đổi, cải tiến, áp dụng. Văn hóa “Just do it” mang lại niềm tin rằng nhóm dự án có thể thực hiện được khi nhận chuyển giao từ nhà tư vấn. Ở đây chuyên gia tư vấn phải thể hiện được vai trò khích lệ để nhóm dự án tự tin vào bản thân và lựa chọn được tất cả những kỹ năng cần thiết để dự án thành công.

    Lợi ích: Tránh được những do dự khi thực hiện dự án và có cơ hội tốt để áp dụng dự án trong thời gian sớm nhất.

    0_1552377909683_24dfb6cea1a640f819b7_new.jpg

    Bài học số 7: Chọn nhóm dự án

    Tổ chức cần phải  thành lập một nhóm dự án có từ 5 - 7 thành viên. Các thành viên trong nhóm dự án cần phải có kiến thức chuyên môn, có kỹ năng giao tiếp, có kỹ năng trình bày, có kỹ năng lập báo cáo, và khả năng chịu áp lực để thực hiện các nhiệm vụ:

    • Là đầu mối cung cấp và thu nhận tài liệu, dữ liệu và phản hồi thông tin giữa nhà tư vấn và tổ chức;

    • Sắp xếp, thống nhất lịch và nội dung làm việc với nhà tư vấn;

    • Tổ chức và tham gia các buổi khảo sát, đào tạo, hướng dẫn, tư vấn, hội thảo…;

    • Tổng hợp tài liệu, đôn đốc các bộ phận thực hiện;

    • Tiếp nhận về việc chuyển giao phương pháp và công cụ từ nhà tư vấn;

    • Nắm nội dung và hỗ trợ tư vấn về phương pháp và công cụ cho nội bộ của tổ chức;

    • Theo dõi, phát hiện ra các vấn đề còn tồn tại vướng mắc, thảo luận cùng nhau tháo gỡ thúc đẩy sự thay đổi nhận thức trong các Bộ phận của tổ chức.

    Bài học số 8: Thay đổi nhận thức của các cấp quản trị và người lao động

    Tổ chức cần phải tạo sự thay đổi trong nhận nhức của các các cấp quản trị  và người lao động thông qua hội nghị chuyên đề, truyền thông… về việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản trị BSC - KPIs và 3Ps. Nhận thức của người lao động sẽ thay đổi “Làm theo năng suất, hưởng theo năng suất”; “Làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít”; “Tìm việc để làm, chứ không phải chờ việc tìm đến mình”.

    Thông qua hệ thống thiết lập và đánh giá BSC - KPOs/ KPIs và trả lương theo 3Ps, mỗi vị trí công việc biết được mình đã làm được gì? Và chưa làm được gì? So với mục tiêu ban đầu đã cam kết, để hoàn thiện chính mình, góp phần hoàn thiện và phát triển tổ chức.

    Hệ thống BSC – KPIs và 3Ps sẽ tạo ra một tinh thần thi đua lao động,  tăng năng suất lao động cùng nhau thắp “nến” để cả tổ chức “đều sáng”.

    TS. Phan Ngọc Thanh - Chuyên gia Tư vấn và Đào tạo - Công ty INLEN



Looks like your connection to Diễn đàn Chuỗi cung ứng was lost, please wait while we try to reconnect.